Comment réussir ses présentations PPT ?

La transmission de l'information est centrale dans l'apprentissage et la communication. Rares sont les organisations qui se passent du support de présentation dans leurs quotidiens. Plus pratique qu'une documentation Word et plus simple à réaliser qu'une vidéo, Les PowerPoints sont devenus un incontournable.

Cependant, la maîtrise de l'outil ne garantit pas la réussite de l'exercice, comme le souligne de manière humoristique le célèbre sketch « Death by PowerPoint » de Don McMillan. Alors, comment réussir ses présentations PowerPoints ?

Penser et cadrer la présentation

Avant d'ouvrir PowerPoint ou Canva ou votre outil préféré, il faut s’arrêter et se poser les questions qui vont vous guider dans la constitution et l'élaboration de votre présentation. Partir dans la bonne direction et savoir où l'on va sont des éléments déterminants sur la qualité et le temps nécessaire de préparation.

Ma présentation sera un succès si…

Pourquoi fait-on cette présentation ? Pour ne pas manquer sa mission principale, il est important d'écrit explicitement son ou ces objectifs. Pour vous y aider, vous pouvez utiliser ce début de phrase « Ma présentation sera un succès si … ».

Pour y parvenir, je dois aborder…

Une fois vos objectifs établis, il vous faut déterminer les parties de votre diaporama. À nouveau, vous pouvez utiliser une phrase à compléter pour les définir : « Ma présentation sera un succès si [Mes objectifs], pour y parvenir, il faut que j'aborde… et… »

Écrire sur papier le plan de ma présentation

Vous avez vos objectifs et les différentes parties de votre présentation, il ne reste plus qu'à les organiser. Créer une logique d’enchaînement, un fil conducteur.

Trouver une histoire

Une étape facultative, mais qui peut permettre de captiver dès le début votre audience. Raconter une histoire sur un élément commun ou du quotidien pour ouvrir votre présentation. Ce storytelling peut être utilisé tout au long de votre prestation comme un fil rouge.

La Structure de votre présentation

Mettre des intertitres, des questions auquel vous répondez

Une présentation peut s'avérer longue. On peut perdre le fil et le sens de cette dernière. Pour rythmer ce support, l'usage des intertitres pour séparer les parties à la manière de certain film de Tarantino permet de les aérer et de s'approprier la structure globale du sujet.

Axer la rédaction de ces intertitres sur des questions comme "Comment ont évolué les ventes ?" ou "Comment protéger une zone de travail ?" implique davantage les participants qu'une formulation neutre.

Varier les types de contenus

Une autre méthode pour pallier à la perte d'attention naturelle est la variation des contenus :

• Diagramme
• Schéma
• Image
• Texte
• Citation
• Vidéo
• Audio

Dynamiser votre présentation avec des quizs

Le niveau supérieur de l’implication de votre audience passe par la gamification. Elle peut prendre la forme d'un quiz, un jeu de rôle ou s'inspirer d'autres jeux de société. Si l'objectif de la présentation est la formation, l'usage de contenu varié et la répétition de notions créer un terrain favorable à la mémorisation.

Mise en page

Une info par diaporama

« Faire simple » ça doit être le mot d’ordre lorsque que vous mettez en page une diapo. Il est préférable de réaliser 4 diapos au lieu d'une seule avec trop d'information. Les diaporamas avec trop d'éléments ont tendance à perdre votre audience et à complexifier le travail de compréhension des propos.

Réduire les écrit

Les diaporamas ne doivent pas être des prompteurs. Votre auditoire décrochera rapidement s'il faut lire des longs paragraphes. Essayer de vous limiter à 40 mots par diaporama. Appuierez vos écrits pas des photos ou des schémas pour illustrer vos propos.

Mettre en avant les éléments importants

Une diapositive peut être rapidement chargée en informations. Ces informations n'ont pas toujours le même degré d’importance. Mettre en évidence des données, des mots en gras ou des points d’intérêt sur des courbes serviront davantage le discours et le sens de l'information.

Bon usage des couleurs et des formes

Les couleurs sont porteuses de sens. Il faut les utiliser pour simplifier la compréhension des informations. Si je dois représenter la part des partis politiques d'un parlement, pour faciliter sa lecture, j'utiliserai le rose pour les sociaux démocrates, le bleu pour les conservateurs et le vert pour les écologistes.

Les formes, elles aussi, sont un vecteur d'information, dans le cas précédent, un parlement est bien souvent une chambre demi circulaire. Reprendre cette sémiologie dans sa représentation statistique est la bonne pratique. Le site Dataviz Project propose différentes représentations de données, c'est une ressource d'inspiration importante pour optimiser les visualisations de données.

Abréviations, termes techniques et anglicismes

Nos métiers en sont chargés, les abréviations, termes propres à un secteur et les mots de la langue anglaise peuvent perdre une partie de l'audience. Il ne faut jamais partir du principe où tout le monde y est familier. Il faut s'imaginer avoir vos grands-parent ou votre neuve ou nièces dans votre auditoire.

Les "stakeholders" peuvent devenir "parties prenantes", les "KPI" devenir des "indicateur clé de performance", les présentations n'en seront que plus accessible et agréable pour tous.

Quelques règles de Style

L’aspect d'un document compte. L'effet "Esthétique fonctionnel" qui consiste à ce que les choses esthétiques nous semble fonctionner mieux n'est pas à négliger. L'enjeu de l'apparence du support de présentation est de garantir la meilleure lisibilité et de transmettre un univers graphique singulier. Pour remporter cet enjeu, voici les règles à suivre :

• Les textes, toujours sur des fonds unis
• Une palette de couleurs réduite (3 couleurs max)
• Mettre son logo seulement sur la première et dernière diapo
• Aligner les éléments d'une diapo
• Ferrer ses textes à gauche